Zugangseröffnung

Hinweise zur Eröffnung der elektronischen Kommunikation (Zugangseröffnung)

Die Verwaltungsgemeinschaft Hahnenkamm (VG) hat nach Art. 3 a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) den elektronischen Zugang zur Kommunikation mit der Verwaltungsgemeinschaft, sowie ihrer Mitgliedsgemeinden (Markt Heidenheim, Gemeinde Westheim, Markt Gnotzheim) eröffnet.

Diese Zugangseröffnung ersteckt sich auf die von der VG publizierten E-Mail-Adressen und ist an verschiedene Rahmenbedingungen gebunden. Diese Rahmenbedingungen teilen sich wie folgt auf:

  • Allgemeine Rahmenbedingungen
  • Rahmenbedingungen für formlose Schreiben
  • Rahmenbedingungen für formgebundene Schreiben

Allgemeine Rahmenbedingungen

Wird per E-Mail an die VG herangetreten, gehen wir davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann. Stehen gesetzliche Vorschriften entgegen, werden wir auf dem Postweg oder in anderer Weise mit Ihnen Kontakt aufnehmen.

Es kann nicht garantiert werden, dass eine versandte E-Mail seinen Empfänger erreicht. Es ist möglich, dass Inhalte unvollständig und/oder verzögert ankommen. Der Grund liegt in der allgemeinen Unsicherheit von E-Mails. Bitte prüfen Sie, ob die E-Mail wirklich für Ihre Zwecke geeignet ist.

Die VG verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch diesen Spam-Filter ist es möglich, dass Ihre E-Mails abgewiesen werden ohne eine Information an Sie zu senden. Dies passiert, wenn Ihre E-Mail durch bestimmte Merkmale fälschlicherweise als Spam identifiziert wurde. Sollten hier Probleme auftreten, bitten wir Sie sich an dieVG zu wenden.

E-Mails werden in den Formaten „HTML“ und „Text“ angenommen.

E-Mails inklusiv aller Anlagen werden nur bis zu einer Größe von 10 Megabytes angenommen.

Ein sicherer Übertragungsweg an E-Mails mittels einer Verschlüsselung wird derzeit nicht angeboten. Sollten Sie uns Schreiben mit vertraulichem Inhalt zukommen lassen wollen, bitten wir Sie den Postweg zu wählen.

Werden andere Dateiformate wie in den „Rahmenbedingungen für formlose Schreiben“ und „Rahmenbedingungen für formgebundene Schreiben“ verwendet, sind diese nur mit Zustimmung der empfangsberechtigten Stelle zugelassen. In allen zugelassen Dateiformaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) angewandt werden.

Ist ein Dateiformat zugelassen, kann dieses durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die VG nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Sollten Datei-Archive passwortgeschützt werden, ist das Passwort der empfangsberechtigten Stelle unaufgefordert in geeigneter Weise, aber auf einem anderen Weg (z.B. Telefon) zu überlassen. Andernfalls gilt die E-Mail als nicht entgegengenommen.

Rahmenbedingungen für formlose Schreiben

Die VG kann leider nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen und nimmt Dateien nur in folgenden Formaten entgegen:

Word für Windows ( *.docx)
Excel für Windows (*.xlsx)
Portable Document Format (*.pdf)
Textdateien im Format ANSI (*.txt)
Rich Text Format (*.rtf)
Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
Graphics Interchange Format (*.gif)
Tag Image File Format (*.tif)
Bitmap Pictures (*.bmp)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Dateien in nicht lesbaren Dateiformaten werden an die Absenderstelle zurückgeschickt.

Für die Übermittlung von formfreien elektronischen Dokumenten (z. B. Anfragen o. ä.), die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte elektronische Signatur notwendig.

Diese E-Mails können an eine beliebige E-Mail-Adresse - die von der VG publiziert wurde – gesendet werden.

Rahmenbedingungen für formgebundene Schreiben

E-Mail-Anhänge werden ausschließlich im „*.PDF“-Format angenommen.

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr (z. B. Widersprüche o. ä.), die einer eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig (§ 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz).

E-Mails dieser Art sind ausschließlich an  

zu richten.

Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellungsnachweis erfordert (weil dies beispielsweise gesetzlich gefordert wird), ist dies derzeit auf elektronischem Wege nicht möglich.

Beachten Sie auch, dass für gewisse Amtshandlungen ein persönliches Erscheinen von Gesetzes Wegen gefordert wird und deshalb nicht elektronisch abgewickelt werden kann.

Auch ist in einigen Fällen die elektronische Abwicklung ausgeschlossen, sodass auf den herkömmliche Schriftform zurückgegriffen werden muss.

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